はじめての賃貸管理 〜入居者管理業務とは？〜

アパートやマンション経営を行う上で必要な「管理業務」とは何かをご存じでしょうか。
アパートやマンション、一軒家などの不動産を手に入れ、賃貸として人に貸すことになったものの、オーナーとして何をすればいいのか分からない！という声は少なくありません。
この記事では、不動産のオーナーとして必要な「入居者管理業務」について解説します。

入居者管理業務とは

一口に入居者管理業務といってもその業務は多岐にわたるため、新米オーナーにとっては業務内容がなかなか想像しにくいかもしれません。管理業務の種類としては大きく「入居者の管理」「建物の管理」「お金の管理」の３つに分けることができます。それぞれ詳しい内容を確認してみましょう

入居者の管理

入居者の管理とは、借主への対応を主におこなう業務のことを指します。アパートやマンションのオーナーである以上、入居者の管理は避けて通ることができません。入居者管理としてはさらに「家賃管理」「クレーム対応」「契約業務」といった内容に細分化することができます。

家賃管理

家賃管理とは、入居者から振り込まれる家賃を管理する業務のことです。集金した家賃を口座に振り込んだり、未納分の家賃を回収することも業務内容のうちに含まれます。
もしも家賃滞納が続くようなことがあった場合、入居者へ督促を行い、さらには債権回収業者に回収代行を依頼することも、オーナーとしての大事な業務になるのです。
家賃の滞納は、問題が大きくなってしまうと連帯保証人への対応や契約解除など、法的な措置が必要になることも考えられます。場合によっては弁護士や司法書士への依頼も必要となるでしょう。そのため、家賃の滞納は放置せず早めに対応することが求められる業務になります。

クレーム対応

賃貸管理を行っていると、たびたびクレームが発生するものです。そのため、クレーム対応というのもオーナーにとって必要な業務の一つです。例えば室内の設備故障時の修繕対応や、入居者同士または近隣住民とのいざこざの仲裁といったケースがよく見受けられます。
クレーム対応は、まず迅速に対処することが重要です。クレームが長引いている状態だと大きなトラブルに発展することもあります。また、それを見て退去する住民が増えてしまう可能性もあるので、結果的に収益が大幅にダウンする事態にもなりかねません。

契約業務

オーナーとして、住民の入退去や更新時に契約書の作成や取り交わしを行う契約業務も忘れてはいけません。契約業務は書類だけのやり取りではなく、契約者としっかり意思確認を行うことが大切です。
契約業務の内容としては契約更新や解除の際の書面や金銭の受け取り、退去後の修繕費用の請求などを行います。さらには住民の退去後に入居者募集業務を行うのも契約業務の一環です。
ちなみに、契約業務は宅地建物取引士のような有資格者でなければ行うことができません。そのため契約業務は管理会社に一任することが多いのですが、自分で行う場合は、オーナーとしての仕事の中でも特に責任のある業務です。入居者とのトラブルを未然に防ぐためにも、契約は慎重に行いましょう。

建物の管理

建物の管理とは、主に建物の修繕やメンテナンスなどです。入居者の管理がソフト面の業務だとすると、建物管理はハード面の管理業務といえるでしょう。建物管理は大きく「清掃やメンテナンス」「修繕や業者への発注」といった業務内容に分けることができます。

清掃やメンテナンス

その名のとおり、管理している物件の清掃や共有部分の設備メンテナンスを行う業務です。アパートやマンションの敷地内を清潔に保つため、雑草や害虫の駆除といった雑用も行います。
さらに、共用灯の交換や植栽の伐採といった景観維持にも努めなければなりません。なぜなら、敷地内の草が伸びっぱなしになっていたり共用灯が切れていたりすると、内見時に適切に管理がされていないと判断されてしまい、入居率ダウンに繋がることもあるからです。

修繕や業者への発注

設備が故障したり不具合が生じている場合は、きちんと修繕を行う必要があります。また住民の退去時には部屋の清掃を行う必要もあります。建物の価値を維持するためには、修繕業務が欠かせません。不動産投資を長期にわたって続けたいのであれば、建物の老朽化対策は必須となります。こまめに修繕を繰り返すことで建物の老朽化を防ぎ、さらには家賃の値下げ防止にも繋がります。

お金の管理

金の管理も不動産のオーナーにとって重要な業務の一つです。とはいえ家賃の管理だけが資金管理として重要なわけではありません。資金管理とは言葉通り、オーナーの資金を管理する業務です。お金の管理は「収支管理」「投資計画の立案」「申告相談」といった業務内容に分けることができます。

収支管理

収支管理とは、入ってくるお金と出ていくお金を管理する業務です。物件を維持するためにはハウスクリーニングの費用や火災保険料といった様々な費用が必要になります。オーナーは家賃の入金のみならず、修繕費用や敷金返還などの支出についても管理しなくてはなりません。
賃貸の管理には管理料だけではなく、入居時の仲介手数料などの費用もかかります。家賃収入の中からどのくらい費用を支払うことができるのか、無理のない運用計画を立てることも不動産投資には大切なこととなります。

投資計画の立案

投資計画とは、不動産投資を成功させるためのアドバイスのことです。先の収支管理でご説明したように、賃貸を運営すると家賃収入があると同時に、管理するためにさまざまな費用がかかるため、利益を得るためには上手に運営していく必要が出てきます。
例として、不動産のプロに依頼すれば、修繕費用の積み立てや空室対策など、長期的に安定して収益を得る方法を一緒に考えてくれます。
建物にも寿命があるので、耐用年数を超えたあたりから修繕費用は大幅に増えてしまいます。また空室が目立つようなら、イメージを一新したり利便性を高くするためにリフォームや設備投資が必要になる場面もあるでしょう。
このように、不動産投資には長期的な視点が欠かせません。いずれ発生する修繕に備えてどのくらいの金額を貯蓄しておくのか、投資計画や資産運用の立案も行っておくことが重要です。

申告相談

不動産収入を得ている人は確定申告を行う必要があります。確定申告の時期は毎年２月〜３月上旬です。確定申告の際には家賃収入から修繕費や管理費といった必要経費を差し引いた金額を、税務署に申告しなければなりません。
確定申告の作業を外注する場合、請け負えるのは税理士のみとなっています。確定申告に困った時は、お近くの税理士に相談してみましょう。

まとめ

不動産投資はお金を出せばそれで終わりというわけではありません。アパートやマンションを手に入れた後もやるべきことは多く、むしろオーナーとしてはここからがスタートラインだといえるでしょう。
管理業務の多くは不動産管理会社に委託することも可能です。物件の収益性を向上させたいのであれば、プロの手を借りることも選択肢の一つとして挙げられます。管理業務をしっかり把握し、オーナーとして入居者に快適に住んでもらえるような物件を目指しましょう。